01.04.2022

Откажись от бумаги в офисе с программами 1С

Прямой связи программ 1С и Экологии вроде бы нет, но, на самом деле, если рассмотреть экономию офисной бумаги при использовании программ 1С, то количество спасенных деревьев может превратиться в хороший лес! А тем более в нынешнее непростое время при чувствительной нехватке бумаги эта экономия очень актуальна.

Рассмотрим детально экономию офисной бумаги при применении программ 1С.

1. Встроенный почтовый клиент и факсимиле. В части программ 1С таких как 1С Управление Нашей Фирмой, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: ERP, 1С: Управление торговлей и т. п. встроен клиент электронной почты, который позволяет отправлять письма напрямую из программы 1С. В сложении с модулем факсимиле, почтовый клиент позволяет отправлять некоторые документы - счета, акты, УПД с факсимильными подписями напрямую из программы без печати их на бумажном носителе. Если принять во внимание, что мы отправляем клиентам десятки, а то и сотни документов в месяц, то экономия бумаги составляет в среднем до 500 листов бумаги формата А4 — стоимость одной пачки 500 листов бумаги на март 2022 составляет примерно 2 000 рублей

Итак, экономия в месяц по данному пункту — 2 000 рублей и 1 пачка бумаги 500 листов

2. 1С-ЭДО - Электронный документооборот через программы 1С.

Во многих программах установлен модуль электронного документооборота, который позволяет обмениваться юридически значимыми документами напрямую из программы. Через электронный документооборот можно отправлять клиентам:

1. Договоры — 1 договор от 4 до 20 листов бумаги в 2-х экземплярах — возьмем за средние показатели 10 листов бумаги и 10 договоров в месяц — 100 листов бумаги.

2. Документы по сделке УПД, Счета-фактуры, Акты и т. п. - итого: комплект документов по одной сделке в 2-х экземплярах от 5 листов (при УПД) до 10 листов (при счете-фактуру и ТТН) - берем за среднюю 8 листов на сделку и 50 отгрузок в месяц, получаем 400 листов.

3. Акты сверок, доп. соглашения и прочие документы — до 100 листов в месяц.

Итого по данному пункту имеем экономию 1,2 пачки бумаги = 2 400 рублей.

Кроме экономии бумаги Электронный документооборот из программ 1С позволяет парой кликов мыши отправить документы контрагенту в другой город и получить их в течении 20-ти минут — что значительно экономит время менеджеров и бухгалтеров на контроль по отправке и получению первичных документов.

3. 1С-Отчетность — электронный документооборот по регламентированной отчетности напрямую из программы 1С. Данный функционал позволяет отправлять регламентированные отчеты в контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФТС, ФСС и т. п. И если вы раньше распечатывали данные документы, то ваша экономия на бумаге составит в среднем 400 руб. в месяц.

4. Входящий документооборот - кроме исходящих документов, к нам приходят по электронной почте приходят счета, акты сверок, договоры на согласование, карточки контрагентов и т. п. – всё это мы распечатываем и раскладываем по папкам. В случае применения учетных программ со встроенной системой CRM - 1С Управление Нашей Фирмой, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: ERP, 1С: Управление торговлей и т. п.

Все эти документы можно хранить в электронном виде с привязкой к контрагентам. Загружать в программу можно через встроенный почтовый клиент или напрямую из папки на компьютере. В среднем экономия по данному пункту составляет до 1-й пачки в месяц или 2000 рублей.

5. Внутренний документооборот — обмен служебными записками, запросами, отчетами, договорами и соглашениями с листами согласования, квитками по заплату, накладных на внутренне перемещение и выдачу товаров клиенту и т. п. Внутренний документооборот может потреблять бумаги не меньше, чем все указанные выше пункты. При использовании комплексных программ - 1С Управление Нашей Фирмой, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: ERP, 1С: Управление торговлей, а также 1С: Документооборот, 1С CRM, и 1С: Договоры — затраты бумаги можно сократить практически полностью.

По данному пункту возьмем за среднее потребление 1 пачку бумаги — 2 000 рублей.

Подведем итоги по всем пунктам

Пункт 1 — 1 пачка бумаги

Пункт 2 — 1,2 пачки бумаги

Пункт 3 — 0,2 пачки бумаги

Пункт 4 — 1 пачка бумаги

Пункт 5 — 1 пачка бумаги

Итого - 4,4 пачки бумаги, при стоимости за 1 пачку 2 000. рублей — 8 800 рублей

Кроме экономии на бумаге можно сократить расходы на канцелярские товары — папки, файлы, скрепки, степлеры и антистеплеры, ручки, карандаши т. п. В среднем небольшое предприятие может потреблять канцтоваров на сумму от 1 000 рублей. Добавьте сюда картриджи и принтеры — еще минимум 1 тысяча рублей.

Общая экономия на бумаге и канцелярии в месяц у предприятия оптовой торговли может составить 10 000 рублей.

При расчете на 1 год — 120 000 рублей или 53 пачки бумаги — 1 или 2 дерева как минимум, а в разрезе города получаем небольшой лесок.

6. Сравним экономию на канцелярии с сервисом облачной аренда программ 1С — 1С Фреш

Стоимость сервиса 1С Фреш ПРОФ составляет 33 800 рублей на 12 месяцев.

В стоимость сервиса входят:

• 5 одновременно работающих пользователей;

• 10 баз приложений 1С: Управление Нашей Фирмой, 1СБухгалтерия и 1С Зарплата и управление персоналом;

• Автоматическое обновление программ (экономия на специалистах по обновлениям программ 1С и всегда свежие (fresh) версии);

• Загрузка существующих баз в сервис может быть бесплатной (зависит от размера базы и релиза последнего обновления;

• 1С-Отчетность на 1 юр. Лиц или ИП;

• 1С ЭДО — электронный документооборот на 100 пакетов документов;

• 1С Контрагент — выписка из ЕГРЮЛ и загрузка данных контрагентов по ИНН;

• 1С Кабинет клиента — мобильное приложение магазин для клиентов;

• А также другие полезные сервисы.

Есть также версия 1С Фреш Базовый — 2 пользователя и 1 база на выбор из 1С: Управление Нашей Фирмой, 1С: Бухгалтерия и 1С: Зарплата и управление персоналом.

Стоимость 1С Фреш Базовый на 6 мес. - 6 808 руб., и 12 мес. - 13 029 руб.

1С Фреш можно протестировать в течении 30 дней бесплатно.

Подводя итог экономии, получаем:

120 000 экономии на канцелярии минус 33 800 стоимости 1С Фреш получаем 86 тысяч чистой экономии. 

В основу расчетов мы взяли собственное предприятие, а также опросили сотрудников компаний-клиентов и вывели средние расходы по канцелярским товарам для предприятий оптовой торговли с численностью персонала — 10 — 15 человек и активных пользователей 1С 5-6 человек. На нашем предприятии затраты бумаги составляют 1 пачка 500 листов на 6 месяцев.

Позвоните нам по телефону +7-923-158-67-74 или направьте запрос через чат бот Телеграм @rps1cbot или на наш электронный адрес: mail@rps-1c.ru